5 крутых способов повысить эффективность себя и команды

Михаила Галейченко решил поделиться некоторыми инструментами повышения личной и командной продуктивности. 

1. Начните планировать свои дела в облачном календаре.

НЕЭФФЕКТИВНО	ЭФФЕКТИВНО

Большинство менеджеров для планирования своего рабочего дня используют ежедневник. Это неправильно. В нем нет системы напоминаний, информация хранится не больше года, к тому же в события нельзя добавлять коллег.

Используйте облачные календари. Например, бесплатный Google календарь или систему Яндекс.Коннект. Синхронизируйте их со всеми своими устройствами: телефоном, планшетом, рабочим ПК и даже часами.

Кстати, календарь можно сделать доступным для коллег, а также есть возможность назначать общие и повторяющиеся события, например, совещания. Планирование времени будет удобным как никогда. Шансы забыть о событии или запланировать две встречи на одно и тоже время будут сведены к минимуму.

2. Управляйте своими задачами в «Trello»

НЕЭФФЕКТИВНО	ЭФФЕКТИВНО

Большинство менеджеров управляют своими задачами по «салфетно-стикерому» методу. Во многих командах об инструментах совместного управления проектами речи даже не идёт. В итоге, сроки задач не соблюдаются, любые инициативы так и остаются нереализованными, компания не имеет физической возможности изменяться и, как следствие, может уйти с рынка.

В мире очень популярна методология “Scrum”, при ее использовании управлять потоком задач станет легко и комфортно. Необходимо разделить все задачи на 4 списка: «Бэклог» (весь реестр задач), «Спринт» (на неделю), «Сегодня» и «Сделано». Удобно это реализовать можно с помощью бесплатной программы “Trello”. Для достижения максимальной продуктивности каждый день проводятся летучки, где обсуждается всего три вопроса: «Что мы сделали вчера?», «Что мы будем делать сегодня?», и «Что мешает нашей продуктивности?».

Ваша команда самоорганизуется и сможет легко и быстро закрывать любые задачи, а процесс роста будет уже неизбежен.

На своём мастер-классе Михаил Галейченко поделится опытом внедрения «Trello» в систему управления компанией, а также наглядно покажет работу по методу «Scrum».

3. Берите в работу сначала самые рентабельные задачи

НЕЭФФЕКТИВНО	ЭФФЕКТИВНО

 По правилу Паретто только 20% задач влияют на 80% результатов. Необходимо уметь выявлять такие задачи и, в первую очередь, фокусировать своё внимание именно на них.

«Рентабельные» задачи, - это те задачи, которые при минимальных усилиях позволяют достигнуть максимального результата.

Существует 6 критериев рентабельности для задач:

1. Задачу можно сделать быстро
2. Без бюджета
3. Можно делегировать
4. От реализации задачи сильный эффект
5. Понятно, как сделать
6. Задача влияет на «узкое горлышко»

При правильной системе выбора приоритетности задач команда будет фокусировать своё внимание только на самых рентабельных действиях и развиваться с очень высокой скоростью.

4. Планируйте задачи для достижения целей с ментальными картами

НЕЭФФЕКТИВНО	ЭФФЕКТИВНО

Одновременно человеческий мозг может думать только о чем-то одном. Это его недостаток, и именно по этой причине при планировании чего-либо мы не в состоянии максимально полно охватить все аспекты вопроса.

Существенно повысить производительность мозга могут ментальные карты. Одним из доступных инструментов является бесплатный сервис – coggle.it. Для каждой ассоциации строится отдельная ветка, которая в свою очередь может быть разложена ещё глубже на другие «веточки».

С ментальными картами КПД планёрок значительно вырастет, стратегии будут более проработанными, а решения будут приниматься более продуктивно.

Проверьте себя – разложите свои личные цели, и вы будете поражены результатом.

5. Используйте для общения внутри команды Slack

НЕЭФФЕКТИВНО	ЭФФЕКТИВНО

Чем больше структура организации - тем сложнее выстраивать коммуникации на чат-мессенджерах. Дело в том, что такие менеджеры как WhatsApp или Viber не предназначены для работы внутри компаний. Чем больше отделов, тем больше групп, многие пользователи состоят во множестве групп, переписка в которых может идти и в нерабочее время. В итоге, сотрудники постоянно отвлекаются на нецелевые сообщения.

Самым популярным корпоративным мессенджером в мире признан Slack. И неспроста. Для каждого отдела можно создать свою чат-комнату. Для каждого сотрудника есть две важных настройки: возможность видеть переписку внутри группы и получение уведомлений о новых сообщениях. Каждого сотрудника можно упомянуть в переписке, и тогда он получит уведомление.

Вот увидите, жизнь Вашей организации разделится на «до» внедрения «Slack» и «после».