80% результата при минимуме усилий – расставляем приоритеты
Часто, даже правильно распределив приоритеты, нам приходится делать срочные и важные дела в спешке и постоянно откладывать решение долгосрочных задач. У кого-то это зависит от неумения говорить "нет", у кого-то от каких-либо других причин. Давайте разберемся вместе и раз и навсегда определим свои приоритеты!
Я хотел бы начать с классического и очень старого определения, которое называется «Принцип эффективности Парето», в котором говорится о том, что 20% усилий рождает 80% результата. И когда мы говорим о приоритетах, вы обозначаете их таким образом, чтобы 80% результата действительно рождалось исходя из минимума ваших усилий.
1. Начнём с умения говорить «нет».
Вспомните, как часто вас просили выполнить ту или иную задачу? По-другому, отвлекающих вас людей, действия, события можно ещё назвать «хронофагами». То, о чем вас просили, например, самые дорогие, близкие родственники, друзья, знакомые, начальство, вообще незнакомые люди. И, кстати, возвращаясь к начальству, ведь вас могут попросить выполнить ту или иную задачу, которая не относится к вашему функционалу и тогда, зная, что это не принесет заведомо необходимого результата для компании и для вас лично, вы вполне можете отказаться. Или, по привычке, не отказывайтесь. И тогда, знаете, как «сели и поехали» - на вас садятся и на вас едут. А вам это нужно? Не верю, что да. Поэтому, если говорить о наиболее распространенных хронофагах, которым вам нужно говорить «нет», то ваша основная задача – «нет» научиться воспроизводить.
Как это сделать? Ответить на три вопроса:
1. Просьба, которую ты выполняешь, навязали тебе?
2. Чувствуешь ли угрызения совести, если отказал в просьбе?
3. С просьбами идут к тебе, а не к другому знакомому?
И если на все три или хотя бы на один вопрос вы дали утвердительный ответ, необходимо научиться говорить «нет».
Если отвечать на вопрос: «Что отнимет у вас выполнение той или иной просьбы?», то здесь, как минимум 4 варианта: время, деньги, здоровье и свободу. Человек, который обращается к нам с просьбой, на самом деле, просит один или несколько видов ваших ресурсов – готовы ли мы ему это отдать? При этом я, конечно же, не призываю вас отказывать всем вокруг. Есть так называемое правило «доброго бумеранга», поэтому, конечно же, поддерживайте ваших коллег, друзей, родственников. Однако, помните, что, где сядут, там и слезут, если всё-таки речь идет о деловой дисциплине, а не о бытовых нуждах ваших близких людей, которые, конечно же, и вам помогут в случае чего. Выбирайте эти два варианта и умейте говорить «нет».
2. Эйзенхауэр.
Думаю, что вам знаком метод старого доброго Эйзенхауэра, который рассматривал свою матрицу, состоящую из 4-х частей, где были срочные / не срочные, важные / не важные задачи. Настоятельно вам рекомендую: не пользуйтесь этой матрицей постоянно, она практически бесполезна, если говорить о фиксации информации. Однако, для того, чтобы выполнять некую приоритезацию ваших дел, то перед тем как занести их в ваш электронный ежедневник или же в вашу интеллект-карту, задумайтесь о том, к какому блоку она относится.
На примере моих личных задач коротко проиллюстрирую данную матрицу.
- срочные и важные дела: провести совещание по подготовке отчетов за год, согласовать время интервью на радио/ТВ, подготовить к редакции материалы книги «Выигрышное резюме» и т.д.;
- важные и не срочные дела: согласовать с помощником даты тренингов, просмотреть отчетность и ее анализ, назначить встречи с потенциальными партнерами, обсудить с PR-менеджером новые идеи, обсудить с издателем возможность выпуска книги «Хедхантинг за 15 минут»;
- срочные и не важные дела: перерывы, некоторые телефонные звонки, совещание в конце месяца, подготовка лекции для студентов ВШЭ, запись аудиокниги - обдумывание и фиксирование в календарь;
- не важные и не срочные дела: это какие-то отдельные «пожиратели» времени, некоторые телефонные звонки, не особенно важные, рутинная работа, которую можно делегировать.
3. Матрица сравнений.
Один из наиболее логичных подходов, когда необходимо решить между похожими задачами. Например, на одно и то же время назначена встреча с двумя важными клиентами – сравнить и выбрать, кому же все-таки отказать или перенести время. Или же вы покупаете новый смартфон и выбираете из двух. Наиболее удобный вариант решения этой задачи – это составить визуальный список: модель, цена, вес, работа аккумулятора, размер, - и выписать необходимые параметры. При этом, к каждому параметру добавить баллы для того, чтобы победа по критерию была обозначена более верной. Ведь один из ваших телефонов во всем, кроме, например, времени работы аккумулятора, может победить, а для вас это окажется самым важным фактором, которому вы отдаете 5 баллов, а другим вы отдаете максимум 3-2 балла. Тогда победа другого будет не совсем логична, поэтому не забывайте ещё при этом про ту или иную категорию.
4. To-do list.
Тренд в самодисциплине, который становится очень модным и удобным. Это перечень запланированных действий на листе бумаги, а лучше в вашем мобильном телефоне. Уверен, что вы с подобным названием уже встречались не раз. Если говорить о том, как он выглядит, то это приложение на вашем телефоне или компьютере. Название подобных to-do-list программ может быть совершенно различным, при этом если говорить о приложениях для Android, то называются они, например, Wonder List, Any Do, просто To-do List, Pro Do, GTI др. У iPhone такой же стандартный To-do List, список дел + напоминания, Pocket List, 24me, Carrot, авоська – специально для списка покупок или Минималист и др. Список задач обычно удобен тем, что он позволяет не держать необходимые к выполнению действия в голове, а формировать их в вашем телефоне. Задача в списке обычно представляет собой какую-либо короткую фразу, которую вам необходимо выполнить. А после завершения рядом с задачей ставится галочка, и строчка в ней вычеркивается или исчезает, в зависимости от ваших настроек.
А как Вы расставляете приоритеты в своей работе?
Похожие материалы
Оставить комментарий: