Исторически сложившееся техническое наследие автоматизации в крупных компаниях и холдингах в большинстве случаев плачевно: отдельные системы работают на разных программных платформах и используют разные локальные справочники, никак не связанные между собой. Это, безусловно, препятствует информационному обмену и консолидации данных. Решением проблемы является создание единой системы нормативно-справочной информации (НСИ), стандартизующей и унифицирующей все информационные потоки внутри компании.
«Сегодня многие предприятия пытаются сформировать у себя стандартизованное единое информационное пространство, внедряя т.н. ERP-системы (от англ. Enterprise Resource Planning System – Система планирования ресурсов предприятия). При этом недооценка значимости ведения централизованной системы НСИ часто приводит к печальным последствиям: средний и высший менеджмент корпораций буквально хватается за голову от невозможности осуществлять оперативный контроль и мониторинг текущей деятельности своих предприятий и получать консолидированную отчетность (в частности, по складским остаткам), а также от крайне неэффективной работы систем планирования.
Проблема действительно чрезвычайно важна для всех крупных компаний и государственных структур, прошедших первую фазу внедрения ERP. Здесь все чаще задаются вопросом: «Почему наша система не работает или работает только в рамках узких частных задач?». А ведь средства в создание и внедрение автоматизированных систем вложены немалые».
Вот несколько практических ошибок, возникающих при построении корпоративных и отраслевых систем нормативно-справочной информации.
1. «Нужно использовать государственные стандартные системы классификации, такие как ОКП, ОКВЭД, ТН ВЭД, ЕКПС, ОКДП». К сожалению, это часто встречающееся утверждение – заблуждение. Оно свойственно высшему звену руководства, привыкшему работать «по старинке». Каждый из данных классификаторов имеет свое специализированное назначение и не пригоден для использования в чистом виде в отраслевых или корпоративных системах.
Другая их особенность – они содержат информацию только на верхних, достаточно общих уровнях описания. Например, в ОКП последним уровнем описания является запись: «автобусы междугородные». Очевидно, что степень их детализации не позволяет однозначно классифицировать и кодировать конкретно выпускаемую продукцию.
2. «Можно приобрести готовые справочники и классификаторы у других компаний аналогичного профиля деятельности». На рынке действительно появляются и предлагаются готовые наполненные справочники-классификаторы, разработанные другими компаниями. Это в большинстве своем добротно наполненные системы, но насколько наполнение таких справочников подходит именно вам? Будут ли в дальнейшей работе обеспечены средства оперативной поддержки наполнения этого справочника и сопровождения пользователей вашей компании? Практика показывает, что продаваемые сегодня системы, как правило, дают отрицательные ответы на эти вопросы.
3. «Проблема решается просто: посадим несколько своих людей, и они быстренько наполнят нам все необходимые справочники». По этому пути уже прошли многие. В результате предприятия сталкиваются с характерными проблемами: неоднозначное и некорректное наименование позиций в справочниках; дублирование записей; отсутствие разграничения описаний продукции, независимых от маркировки поставщиков, и полных описаний, содержащих такую маркировку.
Поэтому нужна единая современная методология ведения НСИ, иначе вся информация «поплывет», т.е. по мере увеличения количества данных система окажется неуправляемой. Не надо забывать, что без формальных и ясных методик сложно готовить новых экспертов, если старых окажется недостаточно или кто-то уйдет на пенсию, либо уволится.
4. «В качестве программного обеспечения для ведения справочников и классификаторов можно использовать обычные ERP-системы (АСУ)». В обычных ERP-системах средства ведения справочников и классификаторов фактически сводятся к элементарным операциям с данными: созданию (добавлению), корректировке и удалению записей целиком или их элементов (полей). Этого явно недостаточно при ведении таких сложных справочников, как, например, справочник материалов, содержащий сотни тысяч записей и связанный с другими справочниками (справочники поставщиков, цен, альтернативных единиц измерения и т.д.). Подобные справочники нуждаются в специализированных средствах ведения и в особых методах поиска информации.
5.«Нельзя использовать зарубежный классификатор». Это также чистой воды заблуждение. Но о нем речь пойдет в следующей статье.