Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы для работодателя
Автор: Екатерина Олейникова 23 октября 2020 г.
Электронная трудовая книжка — это данные в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда. Работник может посмотреть информацию о стаже и местах работы. А работодателю легко проверить, где трудился сотрудник раньше. В этом смысле электронная трудовая книжка заменяет резюме. Электронные трудовые действуют уже около полугода. Тяжело ли на них перейти?
Что у работодателя
Закон о переходе на новый формат вступил в силу в 2020 году. Пока переход добровольный.
С электронными трудовыми работодатель по-прежнему должен вести кадровый учет. Информацию по каждому сотруднику нужно передавать в информационную систему Пенсионного фонда.
Всех новых сотрудников следует оформлять только с помощью электронных трудовых книжек. У действующих сотрудников есть выбор — электронная или бумажная трудовая. Это выбор, по сути, без выбора: если работник предпочитает бумажный документ, работодатель все равно передает данные в электронном виде. Но при этом он обязан хранить бумажный экземпляр.
Если работник соглашается на перевод трудовой в электронный формат, предприятие должно выдать бумажную трудовую на руки.
Для работодателя плюсов больше, чем минусов:
- Не нужно хранить бумажные документы. Нет риска их потерять. Не нужны сейфы.
- Кадровикам не нужно учиться мастерству каллиграфии, чтобы заполнять трудовые.
- Если передали данные по работнику с ошибкой, ошибку быстро исправить.
- Легко проверить, где кандидат на должность работал раньше.
Проблемы с электронными трудовыми возникают в организациях, где работают люди старой закалки. Такие работники любят бумажные документы, им страшно остаться без «осязаемого» подтверждения стажа. А если кадровик еще и не умеет пользоваться интернетом, внедрение новой системы может растянуться.
Также понадобится программа кадрового учета, которая стоит денег.
Всегда актуален вопрос защиты персональных данных: если систему Пенсионного фонда взломают, все данные утекут мошенникам.
Что для работника
Электронная трудовая позволяет просматривать данные о стаже и рабочих местах в любое время.
Есть и другие плюсы:
- Не нужно просить кадровика сделать копию или достать трудовую из сейфа, чтобы что-то уточнить.
- При увольнении не нужно лишний раз ходить на работу, чтобы забрать документ.
- Если работа удаленная, не нужно пересылать трудовую книжку почтой. Работодатель сможет внести данные о работнике из любой точки мира без бумажного документа.
- Работник всегда в курсе, перечисляет ли работодатель страховые взносы, которые влияют на формирование пенсии.
Если работник решает перейти на электронную трудовую книжку, данные о рабочих периодах до этого решения не передаются. Их единственный источник — бумажная трудовая. Ответственность за ее хранение теперь несет сам работник.
Если работник выбрал электронную трудовую книжку, обратно на бумажную он вернуться не сможет. Это разъяснил Минтруд. Информация о выборе электронной трудовой книжки передается работодателем в ПФР.
Как перейти на электронные трудовые
Чтобы внедрить на предприятии электронные трудовые книжки, нужно уведомить о возможности выбора сотрудников. Важно не только формально уведомить, но и рассказать подчиненным, что поменялось в законе с переходом на электронные книжки.
Эту работу по закону нужно проделать до 1 января 2021 года. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будет лишен права выбора формата трудовой книжки. Сведения о периодах их работы изначально будут вестись только в электронном виде.
Тем, кто выбрал цифровой формат, нужно вернуть бумажные трудовые книжки.
Далее надо приказом назначить ответственного за заполнение электронных трудовых книжек и передачу данных в Пенсионный фонд. Затем обновить нормативные акты организации. При необходимости — подготовить новые. Тщательно прописать порядок работы с новыми трудовыми книжками.
Каждый месяц, не позднее 15 числа, нужно передавать данные о кадровых изменениях в организации. Это информация о приеме на работу, переводе или увольнении. Отчет называется «Сведения о трудовой деятельности работников (СВЗ-ТД)».
С 1 января 2021 года уведомлять о приеме на работу или увольнении сотрудника нужно будет гораздо быстрее: не позже рабочего дня, который следует за днем издания приказа.
Что делать, если сотрудник увольняется, а бумажной трудовой книжки у работодателя уже нет? Дается справка, подтверждающая трудовой стаж. Документ нужно отдать в день увольнения лично или отправить заказным письмом с уведомлением.
Работники предпочитают бумагу
Большинство россиян (63%) не хотят переходить на электронные трудовые книжки. Об этом свидетельствуют результаты опроса ВЦИОМ, опубликованные в июле 2020 года. Оформить цифровой документ планируют лишь 30% респондентов. 56% работающих участников опроса не намерены отказываться от бумажного формата, 6% уже оформили электронную трудовую книжку, и еще 29% планируют это сделать. Среди желающих перейти на «цифру» больше всего жителей Москвы и Санкт-Петербурга.
Какими законами регулируется внедрение электронных трудовых
- Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”».
Другие материалы
Региональный бюджет — 2021: сохраняя социальную направленность в условиях дефицита
Формирование бюджета проходит в сложных условиях
Другие материалы
Региональный бюджет — 2021: сохраняя социальную направленность в условиях дефицита
Формирование бюджета проходит в сложных условиях
Архив